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Comment prévenir et traiter les difficultés de trésorerie ?

Qu’appelle-t-on « difficultés de trésorerie » ? Toutes les activités sont-elles concernées ?
Comment ces difficultés naissent-elles ? Vous évoquiez également le BFR, pouvez-vous nous expliquer à quoi correspond ce type de besoin ? On peut donc être en cessation de paiement avec une activité rentable ! Alors quels conseils donner aux créateurs pour anticiper ? Quelles sont ces solutions ? Que faire si les difficultés de trésorerie proviennent d’un impayé ? En conclusion, quels conseils donner aux créateurs pour prévenir les difficultés de trésorerie

Qu’appelle-t-on « difficultés de trésorerie » ?
La trésorerie est l’argent dont une entreprise dispose en caisse ou sur ses comptes bancaires pour faire face à ses dépenses courantes : achats de marchandises, de fournitures, paiement des charges, etc. On parle de « difficultés de trésorerie » lorsque l’on constate des décalages entre les entrées et les sorties d’argent, et que ces décalages n’ont pas été anticipés et financés par des ressources adéquates.

Toutes les activités sont-elles concernées ?
Oui, bien sûr ! Certains créateurs se croient à l’abri de ce type de difficultés parce qu’ils bénéficient de délais de paiements de leurs fournisseurs et qu’ils sont payés par leurs clients au comptant. Mais c’est un leurre car d’une part, ils ne savent pas à quel moment ils revendront leur marchandise et, d’autre part, ils devront acquitter un certain nombre de charges indépendamment de la réalisation de tout chiffre d’affaires.

Dans les services, le problème est identique : certaines missions peuvent prendre plusieurs mois pour être réalisées. Or la matière grise, il faut bien la financer auparavant !
Quelle que soit l’activité exercée, tout entrepreneur est donc astreint à devoir jouer en permanence entre ce qu’il facture, ce qu’il va encaisser et les charges qui malheureusement tombent tous les mois.

Comment ces difficultés naissent-elles ?
Dans le cas d’une jeune entreprise, elles naissent généralement d’une sous-évaluation du Besoin en fonds de roulement (BFR) et de l’utilisation de mauvaises ressources financières pour couvrir leurs besoins.

Il est important de comprendre qu’à chaque type de dépense correspond un type de financement adapté. Un créateur qui a besoin d’acheter une machine ou du matériel informatique dont la durée de vie est estimée à plusieurs années (entre 3 et 5 par exemple), sollicitera de sa banque un crédit à moyen terme classique d’une durée équivalente.

Par contre, s’il a besoin de lancer un catalogue publicitaire, qui aura une durée d’utilisation d’un an, il devra trouver des ressources à court terme.
Or, on constate que les créateurs ont tendance, par peur, à vouloir limiter au maximum leur endettement et privent ainsi leur entreprise de ressources court terme pour l’avenir. On peut les comprendre, mais s’ils n’intègrent pas cette notion d’adéquation entre les ressources (à court, moyen ou long terme) et les emplois, ils augmenteront les risques de se retrouver dans une impasse de trésorerie. S’ils doivent payer, en cours d’exploitation, leur ordinateur avec des ressources à court terme, ils risquent de s’exposer à des difficultés pour faire face aux dépenses à court terme. C’est mécanique !

Vous évoquiez également le BFR, pouvez-vous nous expliquer à quoi correspond ce type de besoin ?
Le BFR correspond à la somme d’argent qui est nécessaire à l’exploitation de l’entreprise, en d’autres termes « au business ». Cela concerne les encaissements et décaissements liés au cycle d’exploitation, c’est-à-dire aux postes « clients », « fournisseurs » et « stocks ».
Lorsqu’une entreprise achète, fabrique, vend… cela génère des frais et des stocks qu’elle doit financer avant d’être payée par ses clients. De plus, elle est parfois obligée d’accorder à ces derniers des délais de paiement (ce que l’on appelle le « crédit-clients »), ce qui l’oblige à trouver des ressources en attendant leurs règlements. Naturellement, elle essayera de négocier, elle-aussi, avec ses fournisseurs un décalage dans ses règlements (ce que l’on appelle le « crédit-fournisseurs »).

Comme vous pouvez le constater, pour éviter des tensions de trésorerie, l’entreprise nouvelle devra être en permanence très vigilante sur ces 3 postes et anticiper les trous de trésorerie en prévoyant leur financement ! A défaut, à la moindre difficulté de trésorerie et afin de faire face aux échéances (salaire, TVA …), elle cherchera à facturer à tout prix, quitte à vendre à perte et se retrouvera très vite en cessation de paiement.

On peut donc être en cessation de paiement avec une activité rentable !
Tout à fait ! Il est primordial de ne pas confondre « chiffre d’affaires » et « rentabilité ». Ce sont deux notions totalement différentes.
Souvent, les créateurs ne s’intéressent qu’à une chose : leur business ! Et ils sont du mal à comprendre qu’ils peuvent se retrouver en danger en vendant 20 un produit qu’ils ont acheté 10 s’ils n’ont pas les moyens de supporter le délai de règlement du client.
On ne le répètera jamais assez : une entreprise peut avoir un bon produit, une clientèle identifiée, un bon emplacement, … et se retrouver en difficulté uniquement par manque d’anticipation des décalages de trésorerie.

Lissées sur une année, les recettes et les dépenses peuvent être équilibrées, mais, en regardant de près, on se rend compte qu’il peut y avoir à certains moments des pics considérables susceptibles de mettre en péril l’entreprise.

Alors quels conseils donner aux créateurs pour anticiper ?
Etablir un plan de trésorerie, récapitulant, jour par jour, tous les encaissements et décaissements à venir, en prenant en compte les décalages auxquels je faisais référence précédemment.

Ce tableau doit être construit dès la phase d’élaboration du projet de création et porter sur l’année à venir, voire, en fonction de la taille et de l’activité de l’entreprise, sur les 3 années à venir. Il sera ensuite actualisé en permanence par le chef d’entreprise.
Le solde indique la situation hebdomadaire ou mensuelle de trésorerie de l’entreprise.

Quelles sont ces solutions ?
L’entrepreneur peut tout d’abord négocier avec son banquier des « facilités de caisses », couvrant des décalages ponctuels et limités dans le temps entre les dépenses et les recettes, comme par exemple au moment du paiement des salaires, de l’Urssaf, de la TVA…
Il peut également solliciter un « découvert », destiné, quant à lui, à compléter le fonds de roulement de l’entreprise lorsqu’il est insuffisant.

Il peut enfin demander au banquier une avance de fonds dans l’attente du règlement d’un client, dont la créance n’est pas contestable. C’est ce que l’on appelle dans notre jargon la « mobilisation du poste clients ». Nous disposons pour cela de plusieurs outils, les principaux étant :
- la cession de créances professionnelles dans le cadre de la loi Dailly : l’entreprise nous cède ses factures et nous lui faisons une avance d’argent dans l’attente du règlement du client.
- l’escompte : l’entreprise reçoit de sa banque la contre-valeur d’un effet de commerce (déduction faite des frais et des intérêts), c’est-à-dire d’une créance à terme qu’elle détient sur un de ses clients,
- et l’affacturage : l’entreprise fait appel à une société financière spécialisée qui achète ses créances professionnelles, lui avance les fonds et peut se charger de la gestion des relances clients jusqu’au recouvrement.

Que faire si les difficultés de trésorerie proviennent d’un impayé ?
C’est un gros problème pour une entreprise nouvelle qui ne dispose généralement pas d’une assise financière suffisante pour y faire face.
Le premier réflexe à avoir en cas de risque de non paiement d’une créance importante est naturellement d’en parler immédiatement à son banquier. Il faut en effet bien comprendre qu’un banquier a plus de réticence à soutenir, en cas de difficultés, une entreprise lorsqu’il subit les évènements. Par contre, si l’entrepreneur communique régulièrement avec lui, l’informe à temps des problèmes qu’il risque de rencontrer, le banquier informé conservera plus facilement sa confiance. Il pourra le conseiller et l’aider à passer ce cap difficile.

En conclusion, quels conseils donner aux créateurs pour prévenir les difficultés de trésorerie ?
Des conseils de bon sens, mais qu’il est utile de rappeler.
- Ne pas hésiter à surestimer un peu ses besoins. Les créateurs ont tendance à vouloir s’endetter le moins possible, mais ils oublient qu’il y a toujours des impondérables, des imprévus, des décalages…
- Surveiller en permanence les 3 composantes suivantes : le stock, le poste « clients » et le poste « fournisseurs ». A chaque fois que l’une d’entre elles bouge, il y a risque de tension de trésorerie.
- Consulter régulièrement ses comptes bancaires et vérifier que les paiements encaissés ou effectués ont bien été crédités ou débités.
- Ne pas hésiter à demander un escompte à un fournisseur en cas de paiement comptant.
- Ne pas confondre « trésorerie » et « argent disponible » et éviter d’effectuer trop de prélèvements en début d’activité. Il est toujours préférable d’enrichir l’entreprise avant de se rémunérer.

Et pour les traiter ?
Informer son banquier sans attendre ! Un entrepreneur a le droit d’avoir ponctuellement des tensions de trésorerie. C’est tout à fait normal et le banquier le sait bien. Pour qu’il puisse suivre son client et lui proposer des solutions de financement à court terme adaptées, il doit être au courant de la situation très tôt et en comprendre les raisons : commande exceptionnelle, sur stockage, modification des conditions de règlement d’un fournisseur, obligation d’accorder un délai de paiement à un client… Il n’a alors aucune raison de s’inquiéter car ces explications sont la preuve que l’entreprise est bien gérée.
Par contre, s’il n’est pas au courant, il se pose beaucoup de questions, téléphone au chef d’entreprise… et si celui-ci ne répond pas, il s’en inquiète…

Une communication régulière avec son banquier, permet à ce dernier d’avoir une bonne connaissance de l’entreprise. De cette connaissance naît la confiance, qui facilite la recherche de solution en cas de tensions de trésorerie et ainsi apporte une plus grande sérénité au chef d’entreprise.
Lorsque le contact est régulier, que les informations passent bien entre l’entreprise et la banque, les risques sont considérablement réduits.